“Тяжелые” информационные системы автоматизации рекрутинга

Недавно мне удалось познакомиться с одним очень примечательным инструментом работы рекрутера, а именно ATS. Таким новым инструментом стала для меня информационная система Taleo. О ней я слышал давно, она является одной из наиболее известных в классе для крупных предприятий (enterprise software), а теперь удалось и поработать с ней. С одной стороны, я не встречал русскоязычных обзоров этой ATS и, думаю, этот пост должен быть интересен многим специалистам. С другой стороны, хочу предупредить, что многие факты и особенности остались за пределами моих тестов, по большей части из-за того, что я не участвовал в процессе выбора информационной системы, я не участвую в ее администрировании, мой опыт ограничивается парой месяцев активного тестирования.

Я не могу назвать себя специалистом в Taleo. Данный пост будет общим, обзорным, я постараюсь просто продемонстрировать возможности работы с ATS, как представителя класса именно “тяжелых” решений, и охватить вопрос исключительно со стороны пользователя системы.

Думаю, многие прочитали в начале 2012 г. новость, что Taleo была приобретена компанией Oracle за 1,9 млрд. долларов. Oracle сразу же интегрировала ATS в линейку своих продуктов, привязав к ней дополнительные модули.

В настоящее время, по информации на официальном сайте решения, Oracle предлагает два продукта под маркой Taleo - Oracle Taleo Enterprise Cloud Service и Oracle Taleo Business Edition Cloud Service. Продукты позиционируются так: первый для больших компаний, второй для средних и малых предприятий. ATS - это лишь составная часть и того и другого продукта, остальные части включают в себя модули аналитики, планирования, мотивации и другие. Но это не особенно интересно рекрутеру, интересна больше начинка, что может сама ATS. Я буду говорить о знакомом мне Taleo Business Edition (TBE). Отмечу, отзывы в сообществе пользователей говорят, что два продукта очень сильно отличаются друг от друга.

ATS является продуктом SaaS, т.е. веб-сервисом: само программное обеспечение находится на серверах компании его предоставившеей, все нужное для работы - это доступ к Интернет. В этом я вижу огромное преимущество перед всеми отечественными сервисами, которые мне известны. Веб-сервис гораздо надежнее и работа его стабильнее, чем при работе с установленным на компьютер ПО. При этом для Taleo не нужна установка никакого клиента, только браузер, для доступа необходим логин и пароль.

Ниже на скриншоте, представленном на официальном сайте, можно увидеть домашнее окно Taleo.

  Следует сразу сказать о недостатках информационной системы. Интерфейс и функционал, на мой взгляд, сильно перегружены. Если главная страница еще внушает оптимизм, то при работе со списками кандидатов и вакансий это бросается в глаза. Понятно, что решения для больших компаний, в которых особое место занимают различные процедуры и следование нормам, отвечают на очень многие запросы, но при постоянной работе с системой важное место занимает удобство ее использования.

Работа строится на принципе разделения обязанностей пользователей. Для администратора, рекрутера, нанимающего менеджера функционал и уровень доступа будет разным. Возможности настройки при доступе рекрутера крайне ограничены. Во вкладке установок можно изменить внешний вид страницы (цвет, сортировка, вид уведомлений), получения уведомлений на почту и часовой пояс, поменять пароль. Этого, я считаю, недостаточно. Учитывая, что рекрутер является главным пользователем системы, было бы лучше предоставить ему большие возможности для настройки системы.

Создание вакансий и работа с кандидатами устроена стандартным образом, как и в решениях других производителей. Все довольно привычно и просто.

Создать вакансию может как нанимающий менеджер, так и рекрутер. При этом сразу указываются менеджеры-владельцы вакансии, менеджеры, чье одобрение требуется для открытия позиции и чье одобрение необходимо для выпуска офера. Далее рекрутер добавляет резюме кандидатов, на рассмотрение могут поступать резюме от внутренних кандидатов и внешних вендоров. Внесение предусмотрено полуавтоматическое и групповое, но здесь ожидать много не следует, я еще нигде не видел хорошего парсинга резюме. Уровень взаимодействия между менеджером и рекрутером зависит от верности и своевременности внесения изменений в статусе кандидатов и вакансий. Назначение интервью, комментарии после встречи, оферы, прочая информация заносится в базу. При каждом шаге стороны получают уведомления по почте за счет интеграции с почтовым клиентом. Кстати о почтовом клиенте, с помощью специального приложения можно вносить резюме из входящей почты (впрочем, это также является стандартом для большинства программ). Как я уже говорил, недостатком можно признать сложность и путаницу в статусах и интерфейсе. К примеру, в историю взаимодействия вносится абсолютно все (вплоть до всех внутренних почтовых переписок), что приводит к тому, что основное - комментарии о кандидате - теряется среди прочей информации. Решение с возможными дупликатами резюме я бы признал оптимальным: якорем для создания нового кандидата является его электронная почта, занесение в базу резюме кандидата без указания почты невозможно.

Теперь о поисковых возможностях Taleo BE. Любая база совершенно бесполезна, если по ней нельзя проводить качественный поиск. И здесь должно признать, что найти что-либо в Taleo очень просто, и результат будет отличным. Воспользоваться можно как простым поиском, так и расширенным, причем расширенный поиск по количеству параметров и всеобъемлемости удовлетворит любого пользователя. Особо следует отметить поддержку булевой логики при поиске (кавычки для поиска точной фразы/слова, плюс и минусы для включения/исключения слова из поискового запроса), что позволяет получить качественный результат даже при использовании простого поискового окна. Поиск проводится в том числе и по вложениям карточки кандидата.

Решения Taleo позволяют создавать отдельные и интегрированные карьерные сайты. При создании вакансий рекрутер способен опубликовать их как на внутреннем портале, так и на внешнем карьерном сайте. Это позволяет находить и откликаться на вакансии потенциальному кандидату. Форма отклика схожа с заполнением анкеты. Положительным моментом здесь является возможность сразу получить согласие кандидата на обработку персональных данных в соответствии с локальными законами.

Если говорить о совершенно необходимой сегодня интеграции с социальными сетями, то здесь TBE сильно проигрывает не то, что своим прямым конкурентам, предоставляющим решения для больших компаний, но и бесплатной ATS SmartRecruiters. Интеграция чуть ли не ограничивается возможностью создать простой поисковый запрос кандидата в LinkedIn и Google. Этого, конечно, мало. Судя по информации на странице официального сайта решения, большие возможности предоставляются пользователям решения для очень крупных предприятий. В продукте Taleo Enterprise есть модуль Social Sourcing, предоставляющий дополнительные опции работы с социальными сетями. Жаль, что мне не довелось с ними познакомиться.

В Taleo предусмотрены возможности совместной работы со сторонними вендорами - кадровыми агентствами. Для них предоставляется отдельный доступ, благодаря которому внешние консультанты вносят резюме кандидатов на рассмотрение и получают обратную связь. Все происходит при помощи автоматических уведомлений, как и в связке нанимающий менеджер-рекрутер.

Наконец, об аналитике и создании различных отчетов. Здесь есть стандартный набор аналитических обзоров, которые разделены на три категории - относящиеся к кандидатам, к вакансиям и общие. Кроме этого есть возможность создавать собственные отчеты в соответствии с потребностями службы персонала. Единственным недостатком я считаю, что эта возможность есть только у пользователя- администратора, так как если администратор находится в другом офисе или вообще в другой стране, то быстро вопрос решить будет нельзя. Само же качество отчетов будет зависеть от качества заполнения системы, ее аккуратности и полноты информации.

Если говорить о Taleo, как представителе продуктов для больших компаний, то можно выделить ряд общих черт, которые, думаю, характерны для них всех. Во-первых, это большая надежность и уровень сервиса. Надежность заключается скорее в уровне компании (международная, имеющая историю), которая предоставляет сервис, а уровень сервиса можно увидеть по экосистеме продукта (служба поддержки, сообщества пользователей продукта). Во-вторых, сложность и всеобъемлемость. Здесь имеется ввиду, прежде всего, тяжелый интерфейс и перегруженность функционалом, который отчасти оправдывается более сложными процедурами. Третий вывод можно назвать больше надеждой, что наши производители в будущем смогут составить хорошую конкуренцию на рынке и представить интересные решения автоматизации. Хотя я, конечно, хорошо представляю, что автоматизация подбора персонала занимает далеко не первое значение в задачах информатизации компаний...